Tại sao cần thiết kế kho hàng?
Thiết kế kho chứa hàng là công việc cần thiết và cần tuân thủ theo một số nguyên tắc để đạt hiệu quả tối đa, vì đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng kho hàng chuyên nghiệp. Nhờ việc tận dụng khả năng thiết kế kho chứa hàng tốt mà doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý thiết kế nhà kho, tối ưu không gian trống, tối ưu khu vực lưu trữ. Từ đó mà đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Thiết kế kho chứa hàng là hoạt động cần thiết và cần thực hiện càng sớm càng tốt để giúp cho kho hàng:
- Tạo ra các khu vực hoạt động riêng với các khu vực kệ chứa hàng dùng để lưu trữ khác nhau.
- Tạo ra không gian hoa học đảm bảo được tiêu chí về mặt thẩm mĩ.
- Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm sản phẩm trong kho hàng.
- v.v
Nguyên tắc F.A.C.T trong thiết kế kho hàng
FLOW – DÒNG CHẢY
Đây là nguyên tắc đầu tiên cần quan tâm khi thiết kế kho hàng, bởi lẽ nó là “mạch máu” của kho, quyết định đến sự hiệu quả, tối ưu khi vận hành kho. Nếu dòng chảy bị nghẽn ở bất cứ điểm nào thì đều có thể làm ảnh hưởng đến hiệu suất của các nhà kho.
Hàng hóa khi được nhập vào kho phải trải qua nhiều hoạt động khác nhau bao gồm: dỡ hàng, kiểm tra sản phẩm, cập nhật thông tin, nhập hóa đơn và vận chuyển vào kho, v.v. Tương tự, quy trình xuất hàng cũng có nhiều hoạt động chính như chọn sản phẩm, đóng gói, phân loại, kiểm tra thông tin hàng và vận chuyển đi. Có thể thấy dòng chảy của hàng hóa vô cùng phức tạp.
Các vấn đề như khu vực nhận hàng, khu vực lưu trữ hay khu vực xuất hàng cần phải được thiết kế kỹ càng dựa trên nhu cầu, đặc tính sản phẩm và chiến lược dự trữ để đảm bảo dòng chảy sản phẩm, con người, máy móc có thể vận hành hiệu quả.
Những nhà kho có cách bố trí khác nhau sẽ có dòng chảy khác nhau. Ví dụ:
- Nhà kho được có cấu trúc hình chữ U: thường sẽ có khu nhận hàng và khu xuất hàng nằm cùng một phía của kho hàng, trong khi khu vực lưu trữ thì ở giữa.
- Nhà kho cấu trúc chữ I hoặc L (through flow): gồm khu nhận hàng và xuất hàng ở 2 đầu của kho hàng. Sản phẩm đi theo các khu vực chức năng với các hoạt động chính theo hình chữ I hoặc chữ L.
ACCESSIBILITY – KHẢ NĂNG TIẾP CẬN
Ở đây, không chỉ ở khả năng tiếp cận về hàng hóa, các máy móc thiết bị, con người mà còn là tiếp cận chúng như thế nào. Nhà kho có khả năng tiếp cận hàng hóa nhanh, ít tốn nhân công, v.v sẽ giúp cho dòng chảy vận hành mượt mà và gia tăng tốc độ.
Một nhà kho có cấu trúc hợp lý phù hợp với nhu cầu sẽ làm gia tăng khả năng tiếp cận. Khu vực lưu trữ thường được bố trí thành nhiều rãnh, sắp xếp theo từng loại sản phẩm, đặc tính sẽ giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm, và chọn hàng, v.v
Ví dụ: Đối với các mặt hàng có mức nhu cầu lớn, xuất kho mỗi ngày như nước uống đóng chai, mì gói, v.v thì thường được bố trí ở khu vực dễ tiếp cận. Trong khi đó, các mặt hàng có nhu cầu và tần suất xuất kho ít hơn thì được đặt ở những nơi xa hơn của nhà kho.
CAPACITY – SỨC CHỨA
Sức chứa có thể hiểu là không gian vật lý của nhà kho được sử dụng để lưu trữ. Ví dụ như, nhà kho A có sức chứa thiết kế là 1000 pallet locations, với kích thước của pallet là 40x48x72 inch, thì lúc này sức chứa thiết kế của nhà kho là 1000 pallet hay 80.000 feet khối.
Vì tính chất, đặc tính, số lượng của các dòng hàng hóa khác nhau, quy trình và phương pháp chất xếp cũng khác nhau. Do vậy, cùng là nhà kho có sức chứa thiết kế 1000 pallet, nhưng sức chứa thực tế lại khác nhau, mức độ sử dụng (Capacity Utilization) chênh lệch nhau. Vì vậy, cần lên kế hoạch kỹ càng, chi tiết về vị trí, diện tích của khu vực nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, cách thức chất xếp để mức độ sử dụng nhà kho được hiệu quả và tối ưu.
Ví dụ: Giả sử kho hàng có sức chứa thiết kế là 1.000 pallet. Trong trường hợp, kho hàng sử dụng “giá đỡ Pallet” (Pallet Rack) và lượng hàng hóa ra vào ổn định thì kho hàng hoàn toàn có thể hoạt động hiệu quả với mức sử dụng lên đến 90%. Tuy nhiên, tại cùng một lượng hàng tồn kho ấy mà sử dụng mô hình “giá xếp tầng” (Floor Stacking Rack), kho hàng sẽ phải vật lộn thì mới có thể duy trì mức ở mức 60%.
Nguyên nhân là do Pallet Rack cho phép lấp đầy khoảng trống khi một mặt hàng được xuất đi, nên mức độ sử dụng cao. Trong khi đó, đối với Floor Stacking Rack, những pallet của cùng một mặt hàng chất chồng lên nhau, không thể tùy ý xếp một pallet của mặt hàng khác vào chỗ trống, mà phải đợi đến khi cả lô hàng loại đó xuất kho thì mới xếp được.
TRACEABILITY – KHẢ NĂNG TRUY XUẤT
Khả năng truy xuất dùng để đề cập đến các hoạt động và hệ thống tại chỗ để có thể xác định các giai đoạn khác nhau mà sản phẩm đi qua và trạng thái của nó trong quá trình di chuyển.
Một cấu trúc kho logic và hợp lý sẽ đảm bảo khả năng truy xuất hàng hóa có thể đạt được tốc độ cao, dễ dàng và hiệu quả. Kết hợp với sự ứng dụng công nghệ sẽ giúp kho hàng truy xuất nhanh, tối ưu hóa dòng chảy.
Một số công cụ truy xuất phổ biến:
- Sắp xếp theo mã SKU (Stock Keeping Unit): Sắp xếp theo mã SKU là căn cứ vào các thông số như vị trí lưu trữ hàng hay tính chất để đặt tên cho hàng hóa. Chẳng hạn, hàng được đặt ở Khu A, kệ 1, tầng 2, ô 17, màu đỏ nên mã hàng là A10217D.
- Sử dụng mã Barcode, QR code: Ở mỗi đơn hàng ta sẽ truy xuất ra nguồn gốc, giá cả, thời hạn bảo hành, v.v.
Với việc nắm bắt được tình hình của hàng hóa, doanh nghiệp có thể theo dõi ngày nhập và xuất hàng, vị trí, mức độ tồn kho, các đơn đặt hàng, bán hàng, chuyển hàng, v.v từ đó tìm ra các giải pháp phù hợp để tối ưu hóa kho hàng.
Nhìn chung, F.A.C.T là một nguyên tắc không thể thiếu trong thiết kế kho hàng. Nhưng tùy vào điều kiện thực tế thì chúng ta có thể biến tấu để có được một kho hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Huyền Trân
Tại sao doanh nghiệp cần lưu kho hàng hóa?
