Vậy EDI là gì?
EDI (Electronic Data Interchange) – trao đổi dữ liệu điện tử là phương thức trao đổi thông tin và tài liệu kinh doanh giữa các đối tác kinh doanh, giữa các doanh nghiệp với nhau. Những tài liệu này có thể là bất cứ thứ gì từ phiếu giao hàng, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, v.v.
EDI được coi là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp. Hiện tại EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong thương mại điện tử B2B. EDI giúp loại bỏ sai sót của con người, cắt giảm chi phí, giảm quy trình thủ công trong khi giao tiếp hiệu quả với các bên tương ứng. Tất cả dữ liệu có thể được gửi qua hộp thư cho phép đối tác thương mại kia tải xuống hoặc xem tài liệu. Khi các tài liệu EDI được xử lý điện tử, một định dạng tiêu chuẩn được sử dụng để máy tính đọc và hiểu các tài liệu được chuyển.
EDI trong logistics và chuỗi cung ứng
EDI trong quản lý chuỗi cung ứng được sử dụng để sắp xếp việc chuyển nhiều loại tài liệu như vận đơn (B/L – Bill of Lading), chứng từ hải quan, trạng thái vận chuyển, hướng dẫn định tuyến, hóa đơn và nhiều các văn bản có liên quan khác. Với EDI, các giao dịch được sắp xếp và tổ chức một cách tự động hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và truyền hóa đơn cũng như các dữ liệu cần thiết khác. Hệ thống này thay thế cho cách làm thủ công hiện có vốn tiêu tốn rất nhiều nhân lực của doanh nghiệp.
Chuỗi cung ứng có thể gặp trở ngại rất lớn nếu thiếu EDI nhằm phục vụ các công việc sau:
- Quá trình tổng hợp, phân tích dữ liệu lập kế hoạch
- Đồng bộ dòng thông tin giữa các chủ thể trong chuỗi: nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và người tiêu dùng
- Kết nối thông suốt các hoạt động logistics: vận tải, lưu kho, thủ tục hải quan,v.v
- Quản trị rủi ro nhờ linh hoạt và kịp thời truy xuất nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, đồng thời tại niềm tin nơi người tiêu dùng.
Những khía cạnh được hưởng lợi từ EDI
Tiết kiệm chi phí và cải thiện tốc độ: Các giải pháp EDI cho phép tự động hóa các quy trình quản lý nội bộ như tạo, gửi và ghi lại bất kỳ giao dịch điện tử nào và tương tác với hệ thống ERP để các đơn đặt hàng, thông báo gửi, hóa đơn điện tử, v.v., được xử lý mà không cần sự can thiệp của con người. Sử dụng hệ thống EDI cho phép doanh nghiệp (DN) giảm chi phí giao dịch từ 35-45%.
EDI cung cấp thông tin trong thời gian thực có thể tránh được sự chậm trễ trong các quá trình liên quan đến việc gửi và nhận sản phẩm cũng như vận chuyển chúng đến kho lưu trữ. EDI tự động hóa toàn bộ quy trình và cho phép DN tận dụng tốt hơn các nguồn lực của mình.
Quản lý hàng tồn kho: EDI giúp DN duy trì mức dự trữ hàng tồn kho lý tưởng cho tương lai. EDI cung cấp cho DN quyền truy cập vào các bản cập nhật theo thời gian thực và xu hướng thị trường mới nhất, mà DN có thể sử dụng để hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực hợp lý và quản lý mức độ thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Giảm thiểu sai sót trong quản lý bằng cách tự động hóa việc tạo và gửi các thông điệp thương mại (đơn đặt hàng, thông báo vận chuyển, phiếu giao hàng…)
Thông điệp được chuẩn hóa: Việc trao đổi thông tin điện tử qua EDI sử dụng một ngôn ngữ chuẩn hóa, được chia sẻ bởi người gửi và người nhận. Nhờ sử dụng một ngôn ngữ chung, các hệ thống thông tin khác nhau tương tác với nhau sẽ vượt qua rào cản ngôn ngữ và rào cản kỹ thuật.
Đối với nhà khai thác dịch vụ logistics: EDI tích hợp tất cả các hoạt động bằng đường biển, đường bộ hoặc đường hàng không trong cùng một luồng liên lạc và trong việc quản lý các cảng vận chuyển, hải quan, v.v.
Trong quản lý Hải quan, PIF: EDI hợp lý hóa và cung cấp các thủ tục hành chính an toàn.
Đối với nhà phân phối: EDI giúp lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng. Trong trường hợp sản phẩm dễ hư hỏng, việc quản lý này là cơ bản vì hạn sử dụng ngắn và do đó hàng tồn kho phải được kiểm soát tốt.
Logistics EDI để giao tiếp hiệu quả: Xuất khẩu hoặc nhập khẩu thành công khi đạt được thông tin liên lạc tức thì, an toàn và hiệu quả giữa nơi xuất xứ và điểm đến cuối cùng của sản phẩm, mà còn giữa nhà sản xuất và nhà phân phối, không chỉ về mặt liên lạc vật lý mà còn liên quan đến thông tin và dữ liệu, từ đó thúc đẩy sự liên kết hoàn hảo của tất cả các mắt xích của chuỗi cung ứng.
Ngày nay công nghệ EDI là không thể thiếu trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng. Nó làm cho mối quan hệ giữa các tác nhân trong chuỗi hiệu quả hơn. Việc trao đổi dữ liệu điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi và nhận tất cả các loại tài liệu trong các giao dịch thương mại một cách an toàn, nhanh chóng và tích hợp đầy đủ vào hệ thống quản lý nội bộ của khách hàng, nhà cung cấp và bất kỳ đối tác nào tham gia vào quá trình sản xuất cho dù họ là thương mại hoặc hành chính.
Càng nhiều thành viên của chuỗi cung ứng sử dụng công nghệ EDI, toàn bộ quy trình sẽ càng được kiểm soát. Một công ty xuất khẩu phải làm việc với các giải pháp EDI và rất thuận tiện cho các đối tác của họ cũng làm như vậy vì điều này sẽ nâng cao lợi thế của hệ thống.
Ứng dụng EDI trong bán lẻ
Tại Việt Nam, ngành bán lẻ đang có sự cạnh tranh rất khốc liệt của nhiều ông lớn như BIG C, Vinmart, Aeon Mall, v.v. Tuy nhiên tối ưu chi phí chuỗi cung ứng mới được quan tâm trong thời gian gần đây. Đặt biệt phương thức trao đổi các chứng từ như Đơn hàng, Chỉ dẫn giao Hàng, Thay đổi đơn hàng, Hóa đơn, Giao nhận hàng, thông tin tồn kho của đơn vị mua hàng.
Big C (GO) là một doanh nghiệp bán lẻ có quy mô lớn và chiếm thị phần lớn thứ 2 tại Việt Nam. Big C có 35 đại siêu thị/Siêu thị và 31 trung tâm thương mại, phân phối hơn 100.000 mặt hàng qua hệ thống siêu thị Big C. Với gần 1.300 nhà cung cấp trên cả nước, hàng nghìn đơn hàng được gửi đi, hàng nghìn phiếu nhận hàng mỗi ngày. Big C đã sử dụng hệ thống auto fax kết hợp với portal nhằm hỗ trợ trao đổi đơn hàng, phiếu nhận hàng với các nhà cung cấp.
Tuy nhiên, hệ thống này chưa đáp ứng đầy đủ kỳ vọng của ban lãnh đạo Big C cũng như các yêu cầu quan trọng của ngành bán lẻ ngày một cạnh tranh tại thị trường Việt Nam. Nhằm nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, hỗ trợ nhà cung cấp giao dịch với Big C tốt hơn. Big C đã quyết định ứng dụng công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử EDI và giải pháp tích hợp ERP.
EDI hoạt động như thế nào với Big C?
- Đầu tiên, các đề xuất của nhà cung cấp được truyền tin điện tử đến tổ chức mua hàng. Hợp động điện tử sẽ được chấp thuận trên mạng lưới
- Nhà cung cấp sẽ sản xuất, đóng gói hàng hóa và đính các dữ liệu giao hàng được ghi trên nhãn mác.
- Khối lượng và giá cả được nhập lên hệ thống và truyền vào chương trình lập hóa đơn, hóa đơn sẽ được chuyển đến tổ chức mua hàng.
- Nhà sản xuất giao hàng
- Thông báo giao hàng sẽ được chuyển đi
- Tổ chức mua hàng nhận các kiện hàng, scan mã vạch hàng hóa và so sánh dữ liệu với hóa đơn điện tử được nhận
- Chấp nhận hàng thông qua phương thức điện tử
- Ngân hàng chuyển tiền từ người mua hàng đến nhà cung cấp sử dụng phương pháp chuyển tiền điện tử
Thay đổi về phương thức giao dịch PO và thông báo giao hàng trước và sau khi sử dụng EDI:
Hồng Đào
