Những điều cần biết về SKU

SKU là gì?

SKU (Stock Keeping Unit) có nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Đây là một loại mã bao gồm cả chữ và số dùng để phân loại các mặt hàng tồn kho (có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ).

Nó chứa đựng các thông số, thuộc tính, dấu hiệu đặc biệt để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau. Đó có thể là các thông tin về loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, kích thước, màu sắc, vật liệu, bao bì, và các chính sách bảo hành. Do đó, đây là 1 yếu tố rất quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho.

Mã SKU cũng dùng để chỉ một địa danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho. Nói một cách đơn giản, hai sản phẩm bất kỳ giống nhau nhưng lưu tại hai kho khác nhau thì mã SKU của chúng sẽ khác nhau.

Ngoài ra, loại mã không được quy định cũng không được chuẩn hóa. Số lượng mã SKU không bị giới hạn, mỗi sản phẩm chỉ cần đặt tên mã theo quy chuẩn của đơn vị quản lý. Khi doanh nghiệp nhận được hàng từ nhà cung cấp, họ có quyền được lựa chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tự tạo ra SKU mới. Tuy nhiên, đây là mã quản lý sản phẩm nội bộ vì vậy nên tự tạo ra mã SKU riêng. Thêm vào đó, SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho giao dịch, không liên quan đến các hàng hóa đã được đặt hoặc đang chuyển tiếp vào kho.

Vai trò của SKU trong quản trị kho hàng?

Mã SKU có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý hàng hóa kho hàng của các doanh nghiệp. Quy mô công ty càng lớn thì việc sử dụng chúng lại càng cần thiết. Một số vai trò nổi bật có thể kể đến như:

• Theo dõi, bổ sung hàng tồn kho kịp thời: Sử dụng mã SKU giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra số lượng sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính toán, xây dựng được kế hoạch đặt hàng bổ sung phù hợp (đặt hàng khi nào và đặt với số lượng là bao nhiêu). Điều này góp phần tăng khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.

• Dự báo doanh số: Thông qua việc tìm kiếm mặt hàng tồn kho theo nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể dự báo về doanh số kinh doanh của mình trong tương lai.
• Trải nghiệm mua sắm và giao diện cửa hàng: Hệ thống mã số SKU cho phép phân loại sản phẩm theo nhiều cách khác nhau như: loại mặt hàng, bộ sưu tập, nhà cung cấp v.v. Nếu không có mã SKU, việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều, thậm chí còn xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Trước những yêu cầu của khách hàng, nếu nhân viên tỏ ra loay hoay bối rối vì đã mất dấu vị trí sản phẩm sẽ để lại một hình ảnh rất tệ cho khách hàng.

• Phương tiện cải thiện dịch vụ và thanh toán: việc scan mã SKU qua hệ thống thanh toán giúp quy trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, sau mỗi lần thanh toán, số lượng hàng tồn kho còn lại cũng sẽ được cập nhật, từ đó tiết kiệm thời gian kiểm kê hàng hóa.

Cách để đặt mã SKU

Tùy vào từng mặt hàng, tính chất kinh doanh mà có những cách thức đặt tên mã SKU khác nhau. Cách đặt mã SKU không quá phức tạp, chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin mà doanh nghiệp muốn đưa vào mã SKU. Một số thông tin nên đưa vào trong mã SKU có thể kể đến như:

• Tên nhà sản xuất (hay tên thương hiệu).
• Mô tả sản phẩm: Mô tả ngắn về chất liệu (cotton, khaki, lụa, gấm, v.v.), hình dáng sản phẩm (dài, ngắn, vuông, tròn, tam giác, v.v.).
• Thời gian mua hàng: Gồm các số ngày, tháng, năm (chỉ nên dùng 2 số cuối)
• Kho lưu trữ: Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hàng, doanh nghiệp có thể có ký hiệu riêng cho từng kho theo khu vực Hà Nội, Hồ Chí Minh, v.v. hoặc theo Quận, Huyện.
• Kích cỡ sản phẩm
• Màu sắc sản phẩm
• Tình trạng sản phẩm: Còn mới hay đã qua sử dụng

Kết hợp tất cả các yếu tố trên lại cùng nhau để đặt SKU cho sản phẩm theo danh mục một cách dễ dàng.

Như đã đề cập ở đầu bài, việc đặt mã SKU hoàn toàn phụ thuộc vào đơn vị quản lý quy định sao cho phù hợp với tính chất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dưới đây là một số điều cần chú ý trong việc tạo mã SKU:

• Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU hợp lý: tuân thủ theo quy tắc từ danh mục bao quát đến cụ thể (từ danh mục, loại sản phẩm đến thương hiệu và cuối cùng là các đặc điểm của sản phẩm), tất cả mã SKU đều áp dụng như vậy thay vì mỗi mã đặt một kiểu. Từ đó, nhân viên dễ dàng định danh được sản phẩm đó nhanh chóng.
• Không tham quá nhiều thông tin: Cân nhắc những thông tin nào là quan trọng nhất mà có thể phân biệt được giữa các sản phẩm như chi nhánh, loại hàng, size số, màu sắc v.v.
• Phông chữ và ký tự cần dễ đọc, dễ hiểu: Tránh xa các ký tự giống cả chữ cái và số, chẳng hạn như chữ cái “O” và số “0”. Các ký tự đặc biệt như “/”, “>”, “*”, v.v. không chỉ khiến nhân viên khó nhớ hơn mà còn có thể dẫn đến lỗi trong bảng tính.
• Nên sử dụng phần mềm để quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU như ASOFT-WM, SAPO, Kiotviet, v.v. Vì việc quản lý mã bằng các phần mềm truyền thống như Google sheets hay Excel có tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, sai sót không kiểm soát được.

Phân biệt SKU và UPC

UPC là viết tắt của Universal Product Code – một dạng mã vạch đặc biệt, chúng là một chuỗi 11 số (có giá trị từ 0 đến 9) và có một số kiểm tra ở cuối để tạo ra một chuỗi số mã vạch hoàn chỉnh là 12 số. Đây là một loại mã vạch được sử dụng rộng rãi tại Hoa Kỳ, Canada, Vương quốc Anh, Úc, New Zealand, châu u và các nước khác để theo dõi các mặt hàng thương mại trong các cửa hàng.

Điểm khác nhau lớn nhất giữa SKU và UPC đó là trong khi SKU được tối ưu hóa cho việc kiểm soát kho hàng nội bộ, thì UPC lại được tiêu chuẩn hóa cho bất kì ai cũng có thể đọc được (theo quy ước có sẵn). Như vậy cùng một sản phẩm, ở những công ty khác nhau có thể có những SKU khác nhau nhưng chỉ có một UPC duy nhất.

Bảng so sánh SKU và UPC

Vân Anh

ĐỌC THÊM:

Phân biệt các loại hàng tồn kho