Một lô hàng giao muộn sẽ gây ra nhiều bất tiện cho các bên liên quan. Cụ thể, sản xuất có thể ngưng trệ, nhiều công việc tồn đọng và các lô hàng tiếp theo cũng có khả năng bị trì hoãn theo, chưa kể đến những cuộc gọi liên tục từ phía khách hàng phàn nàn và yêu cầu cập nhật tình trạng hàng hóa.
“Hàng của mình hiện tại đang ở nơi nào?” Nếu bạn từng đặt câu hỏi tương tự như vậy cho bản thân, vậy đây chính là lúc để bạn tự cung cấp cho mình những cách thức tốt nhất để chủ động kiểm soát được việc di chuyển của lô hàng.
Thực tế, một khi chúng ta đã tuân thủ đúng mọi quy định của các bên giao nhận và vận chuyển, xác suất hàng đến chậm hay thất lạc là rất thấp.
TIP #1: Thông tin chính xác có ảnh hưởng lớn đến thời gian và chi phí giao hàng
Tính chính xác của thông tin trao đổi giữa khách hàng, forwarder và bên chuyên chở sẽ giúp cải thiện tốc độ vận chuyển hàng hóa. Người gửi hàng cần phải cung cấp đầy đủ và chính xác kích thước của hàng hóa (chiều dài, chiều rộng, chiều cao và trọng lượng). Nếu những thông tin trên không đúng, khách hàng có thể mất thêm thời gian và tiền bạc để hãng vận chuyển điều chỉnh kịp thời.
Một điều nên ghi nhớ rằng, các bên vận chuyển sẽ không có quyền đưa ra một quy định riêng về trọng lượng hay kích cỡ hàng hóa để dễ dàng linh động cho người gửi hàng. Thay vì đó, những quy định như vậy sẽ được ban hành và kiểm soát bởi cơ quan ban ngành hoặc tổ chức quốc tế có thẩm quyền, và doanh nghiệp bắt buộc phải tuân theo.
TIP #2: Đóng gói hàng hóa phù hợp
Khi vận chuyển hàng hóa, người gửi hàng cần phải biết được là hàng hóa đó sau sẽ được đặt trên pallet (mâm) với kích cỡ tiêu chuẩn như thế nào. Bảng dưới đây thể hiện các kích cỡ quy định bởi ISO đối với từng vùng miền.
Vì vậy, nếu bạn muốn hàng đến đúng thời gian dự kiến mà không xảy ra bất trắc gì, vậy ngay trước khi gửi hàng cho bên vận chuyển, hãy cẩn thận đóng hàng vừa với kích cỡ mâm tiêu chuẩn. Nếu bạn không biết cách hoặc không có kiến thức, kinh nghiệm đóng hàng, hãy nói chuyện trực tiếp với công ty giao nhận để có được lời khuyên tốt nhất.
TIP #3: Hiểu về AEI Tag
Những công ty vận chuyển, đặc biệt ở Mỹ, đều sử dụng nhãn dán AEI (Automatic Equipment Identification – Nhận biết thiết bị tự động). Nhãn AEI thường được dán vào xe bán tải, tàu lửa để giúp các công ty theo dõi và kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa.
Với sự hỗ trợ của các loại máy đọc AEI, thông tin thời gian thực về vị trí và hàng hóa trên phương tiện sẽ được chia sẻ liên tục với doanh nghiệp vận tải cũng như khách hàng của họ. Ngoài ra, nhãn AEI còn đưa ra các thông báo kịp thời cho người dùng trong trường hợp hàng dự kiến đến muộn hơn lịch trình.
TIP #4: Sử dụng phần mềm quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS)
Phần mềm TMS sẽ hỗ trợ bên gửi hàng theo dõi liên tục tình trạng vận chuyển hàng hóa (hàng đang ở đâu, khi nào hàng đến). Phần mềm bày được thiết kế để xuất ra những báo cáo thời gian thực, từ đó sẽ giúp khách hàng quản lý dễ dàng tất cả các lô hàng được gửi đi và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
TIP #5: Tận dụng điện thoại thông minh
Cùng với phần mềm quản lý vận tải, các ứng dụng trên điện thoại di động có thể giúp khách hàng theo dõi lô hàng. Nhiều doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng về theo dõi và xác nhận GPS. Một số công ty giao nhận chọn cách phát triển ứng dụng riêng mang thương hiệu của họ.
TIP #6: Biết rõ được vị trí của hàng hóa trong thời gian thực
Ngay cả khi quá trình vận chuyển lô hàng cực kỳ thuận lợi và không nảy sinh bất cứ vấn đề nào, người gửi hàng vẫn có thể gặp rủi ro khi hàng đến mà không có ai nhận hàng hay không có nhân lực hỗ trợ dỡ hàng. Vì thế nên, hãy chú ý theo dõi lô hàng, biết được bao giờ lô hàng sắp đến để thông báo sớm cho đầu nhận, tránh các trì hoãn không mong muốn khi hàng đến địa điểm cuối cùng.
TIP #7: Chú ý các yếu tố khách quan
Có những thời gian hay địa điểm mà phương tiện vận tải đi qua một con đường cực kỳ xấu và không thể vượt qua, cũng có những thời điểm thời tiết chuyển xấu hoặc giao thông tắc nghẽn, và công ty vận tải cơ bản là không thể làm được gì để khắc phục.
Vì vậy, người gửi hàng nên xem xét trước tình hình thời tiết trước khi gửi hàng, và đưa ra những kế hoạch đối phó với rủi ro hàng bị chậm trễ do các tác nhân bất khả kháng, nhằm giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo mọi vấn đề đều nằm trong tầm kiểm soát.
Biên dịch: Dandelion
