TOPLINE Toyota là tập đoàn sản xuất ô tô hàng đầu của Nhật Bản, với lịch sử phát triển gần 100 năm, Toyota vẫn đang tiếp tục khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Vậy đâu là bí quyết làm nên thành công của Toyota? Đó chính là mô hình hệ thống sản xuất tinh gọn và Just-in-time chính là chìa khóa.
KEY POINT
- Just-in-time (JIT) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho, nhằm mục tiêu “không tồn kho, không thời gian chờ đợi, không chi phí phát sinh” trong quá trình vận hành và sản xuất.
- JIT ảnh hưởng đến cả ba khu vực vực trong hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát quá trình sản xuất, bao gồm front end, engine và back end.
- Thành công của JIT được đảm bảo bởi 4 yếu tố căn bản: thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình, các yếu tố con người/tổ chức, lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.
ARTICLE
Just-in-time là gì?
Just-in-time (JIT) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho với mục tiêu chính là điều chỉnh luồng nguyên vật liệu phù hợp tiến độ sản xuất và đơn đặt hàng của khách hàng. JIT được thực hiện để đảm bảo sản xuất “đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng nơi, đúng thời điểm” nhằm mục tiêu “không tồn kho, không thời gian chờ đợi, không chi phí phát sinh”.
Fact: JIT được Toyota áp dụng lần đầu tiên vào năm 1970 và nó được xem là chìa khóa thành công của họ.
Những lợi ích khi sử dụng Just-in-time (JIT)
- Giảm thời gian sản xuất (khoảng thời gian cần thiết để một sản phẩm được chuyển đổi từ nguyên liệu thô thành thành phẩm) do JIT đã tối thiếu hỏa thời gian chờ đợi giữa các công đoạn trong quá trình.
- Giảm số lượng và chi phí các giao dịch: khi áp dụng chiến lược JIT, doanh nghiệp gần như phải duy trì mọi thứ đều đúng và vừa đủ, do đó sẽ hạn chế tối đa lượng hàng bị trả lại, đồng thời luôn giữ tồn kho ở mức tối thiểu, từ đó, giảm được các chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí sổ sách, v.v.
- Đơn giản hóa việc lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất: mục tiêu của JIT là duy trì mọi thứ thật “đúng”, vì thế, các doanh nghiệp sẽ có xu hướng đơn giản hóa mọi quy trình vận hành, tạo điều kiện để áp dụng chiến lược này nhất có thể.
- Đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường: xuất phát từ đặc điểm là mọi quy trình vận hành đều được đơn giản hóa, nên doanh nghiệp dễ dàng thay đổi để thích ứng tốt hơn với nhu cầu của khách hàng.
- Giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm diện tích kho hàng: với JIT, sản xuất sẽ phải thực hiện đúng thời điểm, đúng số lượng, đúng nơi, vì thế không cần hàng tồn kho, tiết kiệm diện tích và chi phí lưu kho.
- Công nhân được tham gia cải tiến sản phẩm: đối với doanh nghiệp sử dụng JIT, họ luôn quan niệm rằng, công nhân là người trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm, nên ý kiến phản hồi từ họ là rất cần thiết để cải thiện chất lượng sản xuất. Do đó, họ luôn khuyến khích công nhân tham gia sâu vào quá trình phát triển sản phẩm.
Tuy nhiên, JIT không phải luôn là một chiến lược đảm bảo cho sự thành công của các doanh nghiệp áp dụng nó. Nếu JIT mang đến thành công vượt bậc cho Toyota, thì nó cũng khiến cho doanh nghiệp này một phen lao đao.
Điển hình vào tháng 2/1997, một vụ hỏa hoạn tại nhà máy phụ tùng ô tô Aisin, nhà cung cấp loại Van P duy nhất cho Toyota, đã khiến hãng xe ô tô này phải ngừng hoạt động sản xuất trong vài ngày. Đối với một doanh nghiệp lớn như vậy, chỉ vài ngày cũng đủ để gây ra rất nhiều tác động lớn tới hoạt động kinh doanh. Vụ việc đã làm Toyota thiệt hại tới 160 tỷ yên doanh thu (tương đương hơn 30 ngàn tỷ đồng).
JIT tác động đến hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất (MPC) của công ty như thế nào?
Manufacturing Planning and Control (MPC) là hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch đảm bảo hàng hóa được sản xuất ra có thể đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, việc kiểm soát có trách nhiệm đảm bảo quy trình luôn đi theo đúng kế hoạch, hoặc điều chỉnh theo những thay đổi của môi trường.
JIT ảnh hưởng đến cả ba khu vực trong MPC bao gồm front end, engine và back end. Trong đó khu vực màu xám của MPC sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất của việc thực hiện JIT.
Back end
Just in time đơn giản hóa việc vận hành trong shop-floor* và trong quá trình mua hàng. Một số hệ thống báo cáo (ví dụ: báo cáo chi tiết hàng tồn tại cửa hàng, báo cáo cân đối kế toán cuối kỳ, v.v.) sẽ được loại bỏ hoặc hạn chế, từ đó giảm chi phí, thời gian và khối lượng công việc cho các nhân viên.
*Shop-floor: khu vực sản xuất hay phân xưởng sản xuất (bao gồm thiết bị, kho và khu vực lưu trữ,…) là nơi lắp ráp hoặc sản xuất được thực hiện, bằng hệ thống tự động hoặc bởi công nhân hoặc kết hợp cả hai.
Engine
Để đảm bảo sự đơn giản và chính xác, chiến lược JIT sẽ cố gắng làm tối ưu cấu trúc của sản phẩm (được thể hiện qua sơ đồ Bill of material (BOM)**) mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Kết quả là sự phức tạp của việc lập kế hoạch sản xuất sẽ giảm đi, giảm thời gian tạo ra thành phẩm một cách đáng kể.
Ví dụ:
Khi sản xuất 1 chiếc ghế, doanh nghiệp cần sử dụng gỗ và nhựa mềm (làm chỗ tựa lưng). Tuy nhiên, để tối ưu hóa, họ chuyển sang dùng toàn bộ gỗ cho tất cả các bộ phận. Điều này làm đơn giản hóa quy trình mua nguyên liệu và sản xuất, rút ngắn thời gian, tập trung vào việc lắp ráp để tạo ra thành phẩm.
Hoặc, thay vì thực hiện cả quá trình cắt xẻ gỗ, doanh nghiệp sẽ thuê ngoài khâu đó và nhờ thế sẽ giảm được 1 bước trong quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian và số lượng nhân công, đơn giản hóa quy trình vận hành.
**BOM – Bill of Material: Định mức nguyên vật liệu là một danh sách bao gồm nguyên vật liệu, cụm lắp ráp, các bộ phận và thành phần, cũng như số lượng của từng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm.
Front end
Chiến lược JIT sẽ làm lead time các công đoạn trong quy trình sản xuất giảm đáng kể. Nhiều doanh nghiệp make-to-stock (MTS) giờ đây dần được coi như doanh nghiệp make-to-order (MTO) hoặc assemble-to-order (ATO). Điều này là vì họ có thể tối thiểu hóa thời gian đưa sản phẩm tới tay khách hàng, do đó, để đảm bảo luôn sản xuất đúng lượng cần thiết, họ có thể quyết định chỉ sản xuất sau khi nhận được đơn đặt hàng (dạng MTO).
4 yếu tố cốt lõi đảm bảo thành công của JIT (4 pillars)
Có rất nhiều yếu tố để áp dụng thành công JIT. Tuy nhiên, trong đa số các trường hợp, 4 yếu tố cơ bản sau được coi là các trụ cột cho chiến lược này, đó là: thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình, yếu tố con người/tổ chức, lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.
Thiết kế sản phẩm
Bao gồm chất lượng (đảm bảo sản phẩm không hỏng và bị trả lại), thiết kế để sản xuất tế bào (manufacturing cells) và tối ưu hóa các cấp (level) trong BOM.
Mỗi BOM có nhiều cấp khác nhau, bao gồm cấp cao nhất là thành phẩm và các cấp dưới gồm các bán thành phẩm và vật liệu riêng lẻ.
Ví dụ:
Vì mỗi cấp trong BOM đại diện cho một điểm tồn kho, việc đơn giản hóa các cấp (cả số lượng cấp và độ phức tạp của các hoạt động trong cấp) có thể làm giảm đáng kể yêu cầu về hàng tồn kho và tốc độ xử lý.
Thiết kế quy trình:
Việc tối ưu hóa các cấp trong BOM và hoạt động thiết kế quy trình có liên quan chặt chẽ với nhau.
Do sản phẩm phải làm ra đơn giản hơn, quy trình sản xuất cũng theo đó mà có thể lược bớt nhiều khâu. Điều này vừa giúp rút ngắn thời gian sản xuất, vừa dễ kiểm soát và vận hành quy trình.
Yếu tố con người/tổ chức
Để đảm bảo thực hiện JIT, con người là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. JIT đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục thay đổi và cải tiến. Do đó, nhân viên của họ cũng cần thường xuyên học hỏi để nâng cao hiệu suất của công nhân. Trong đó, JIT chú trọng việc và được đào tạo chéo**** để tạo ra những nhân viên có chuyên môn đa dạng.
Các nhân viên được đào tạo chéo có thể đảm nhiệm nhiều loại công việc, kết hợp với một quy trình đã được đơn giản hóa, từ đó doanh nghiệp có thể giảm bớt số lượng lao động mà vẫn đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm như cũ.
****Đào tạo chéo: Đào tạo chéo là việc đào tạo người lao động/công nhân/ nhân viên với nhiều vai trò khác nhau hoặc đào tạo họ làm những công việc nằm ngoài công việc chính của họ.
Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất MPC
Đặt trong bối cảnh một doanh nghiệp sản xuất, thì việc lập kế hoạch sản xuất (từ tổng thể đến chi tiết) và kiểm soát chúng luôn luôn là cần thiết. Các kế hoạch sản xuất được thực hiện dựa trên nhiều thông tin đầu vào, trong đó có BOM. Vì cấu trúc sản phẩm đã được tối ưu hóa để giảm số lượng công đoạn và thời gian nhất có thể, nên việc lập kế hoạch (nguyên vật liệu chi tiết hay khi lắp ráp) sẽ được đơn giản hóa đi rất nhiều. Từ đó, quá trình kiểm soát cũng sẽ dễ dàng hơn.
Ứng dụng của Just-in-time
Mô hình JIT có thể giải quyết được phần lớn vấn đề loại bỏ hàng tồn kho và điều này là một kết quả mà rất nhiều doanh nghiệp đang hướng đến. Một trong những phương án thực tế để thực hiện chiến lược JIT này là Vendor Managed Inventory (VMI). Đây cũng là phương pháp góp phần rất lớn vào thành công cho một trong những chuỗi cửa hàng tạp hóa lớn nhất thế giới: Walmart.
Với phương pháp VMI, nhà cung ứng sẽ được tiếp cận với các dữ liệu về hàng hóa trong kho của nhà sản xuất (trường hợp của Walmart là số lượng hàng trong cửa hàng) và tự động bổ sung khi lượng hàng đó sắp hết. Cách này giúp làm giảm các giao dịch mua hàng, giảm thời gian và số lượng hàng hóa phải lưu kho vì nhà cung ứng sẽ nhanh chóng bổ sung khi cần thiết mà không cần dự trữ quá nhiều. Một điều kiện cần để áp dụng phương pháp này đó là thời gian cung ứng hàng hóa phải tương đối ngắn.
Hồng Đào
ĐỌC THÊM
Cần cân nhắc lại tính thực tế khi sử dụng, vậy mô hình EOQ có còn phù hợp?
