Hệ thống chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Về khái niệm, chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa là những văn bản chứa đựng các thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, để nhận hàng, để thanh toán và để khiếu nại bồi thường.

Thông thường, bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm: hợp đồng thương mại quốc tế, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng, và giấy chứng nhận chất lượng.

Hợp đồng thương mại quốc tế

Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán (nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó nhà xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho nhà nhập khẩu và nhận tiền, còn nhà nhập khẩu có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng.

Đặc điểm của hợp đồng:

Hàng hóa được di chuyển qua biên giới hải quan, thường là biên giới quốc gia.
Đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền nước người mua, đồng tiền của nước người bán hay đồng tiền của nước thứ ba.
Các chủ thể của hợp đồng có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, đây là đặc điểm quan trọng nhất của hợp đồng thương mại quốc tế.

Trong hợp đồng thương mại quốc tế, một số điều khoản bắt buộc phải có như:

Tên hàng
Số lượng
Chất lượng và quy cách hàng hóa
Giá cả
Giao hàng
Thanh toán

Ngoài ra, tùy từng trường hợp, các bên có thể đưa thêm những điều khoản tùy nghi để tăng độ chặt chẽ cho hợp đồng như điều khoản về bao bì và ký mã hiệu hàng hoá; bảo hành; bảo hiểm; bất khả kháng; trọng tài; v.v.

Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng phát hành (người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý của hãng tàu) cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở.

Trong hệ thống chứng từ vận tải, vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng nhất vì đây là chứng từ sở hữu hàng hoá, là cơ sở để phía người mua có thể nhận hàng.

Chức năng của vận đơn đường biển:

Là biên lai của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng.
Là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng và người chuyên chở.
Là chứng từ sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn, do đó có thể tiến hành mua bán và chuyển nhượng, ngay cả khi hàng hoá chưa tới nơi.

Để nhận được hàng hóa tại cảng đích, chỉ cần xuất trình 01 trong tổng số 3 vận đơn gốc là được.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập, nêu chi tiết về số tiền ghi trên các chứng từ tài chính (hối phiếu, kỳ phiếu, séc).

Trong bộ chứng từ thanh toán, hóa đơn thương mại giữ vị trí trung tâm, là yêu cầu của người bán đòi người mua trả số tiền ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản để dùng trong nhiều mục đích khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm, xuất trình cho cơ quan hải quan để tính thuế, v.v.

Thông thường, hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

Tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu
Số tham chiếu, cơ sở tính thuế, nơi và ngày tháng phát hành
Điều kiện cơ sở giao hàng
Điều kiện thanh toán và trao chứng từ
Ký mã hiệu hàng hóa
Mô tả hàng hóa
Số lượng hàng hóa
Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải trả
Chi tiết về cước vận chuyển và phí bảo hiểm
Chữ ký của người xuất khẩu

Phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hóa được đóng gói trong từng kiện hàng (thùng hàng, container, v.v.) và toàn bộ lô hàng được giao. Phiếu đóng gói do người sản xuất/người xuất khẩu lập khi đóng gói hàng hóa và thường được lập thành 03 bản.

Nội dung của phiếu đóng gói:

Tên người bán
Tên người mua
Số hiệu của hóa đơn
Số thứ tự của kiện hàng
Cách thức đóng gói
Số hàng hóa được đóng trong một bao, kiện, thùng hay container nhất định
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì của mỗi bao, kiện thùng hay container
Số lượng bao, kiện, thùng, hộp, container

Bên cạnh chức năng kê khai hàng hóa, phiếu đóng gói còn được gửi cùng với bộ chứng từ thanh toán theo quy định của hợp đồng thương mại hay L/C.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (Phòng Thương mại/Bộ Thương mại) cấp để xác định nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

Mục đích của C/O:

Xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
Xác định mức thuế xuất nhập khẩu giữa các nước có dành cho nhau những quy chế ưu đãi về thương mại, thuế quan.
Nhằm mục đích xã hội và chính trị khi các nước viện trợ yêu cầu các nước nhận viện trợ phải nhập khẩu hàng hóa từ nước mình.
Nhằm mục đích thị trường khi nhà nhập khẩu ưu tiên mua hàng hóa có xuất xứ từ các nước có uy tín sản xuất hàng hóa chất lượng.

Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng

Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng là chứng từ xác nhận số lượng/trọng lượng của hàng hóa thực giao. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng có thể do nhà cung cấp hoặc tổ chức giám định hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng.

Khi thỏa thuận về giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng cần lưu ý đến giấy chứng nhận lần cuối bởi các giấy này sẽ có tác dụng quyết định trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này. Do đó cần phải quy định chặt chẽ về việc kiểm tra lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai sẽ chịu trách nhiệm tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận.

Giấy chứng nhận chất lượng

Giấy chứng nhận chất lượng là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.
Giấy chứng nhận chất lượng có thể do nhà cung cấp hàng hóa hoặc do cơ quan giám định hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng.