EOQ – Sự kết thúc của ….?
EOQ là tên viết tắt của “Economic Order Quantity”, tức là lượng đặt hàng tối ưu. Được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Ham, mô hình EOQ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kiểm soát hàng tồn kho của các doanh nghiệp. Việc này được thực hiện để giảm thiểu chi phí giữ hàng tồn kho và chi phí liên quan đến đơn hàng.
Tuy nhiên, sự xuất hiện đột ngột của mô hình JIT và Lean dường như đã xóa nhòa tầm quan trọng vốn có của EOQ. Trong khi JIT và Lean loại bỏ tất cả các nguồn gây lãng phí trong cả hệ thống và ở đây là hàng tồn kho, mọi đơn đặt hàng chỉ được giao đúng thời điểm với một số lượng vừa đủ. Thì EOQ lại sử dụng phương pháp đặt hàng kinh tế, thường mua theo lô và ở một mốc thời gian nhất định và không có sự liên tục. Điều đó có nghĩa là EOQ tiêu tốn nhiều không gian lưu trữ hơn vì lượng hàng đặt thường vượt mức cần để sử dụng ngay, nhưng xu hướng hiện nay là loại bỏ tất cả các lãng phí càng nhiều càng tốt.
Bên cạnh đó, EOQ chỉ được thực hiện với một số giả định thiếu tính thực tế như nhu cầu đã biết và liên tục, không có tình trạng thiếu hụt, chi phí cố định và đã biết trước và lead time bằng 0. Nhưng trên thực tế, không có công ty nào tồn tại trong môi trường hoàn hảo đến như vậy. Do đó, khái niệm “EOQ được nhiều giám đốc điều hành ngành chuỗi cung ứng nhận định là kiến thức cũ, chỉ tồn tại trên giảng đường.
Vậy EOQ có thực sự là một kết thúc?
Câu trả lời là không, nó vẫn có giữ nguyên giá trị của mình như một công cụ phân tích được sử dụng trong nhiều công ty. Lý do cho việc nhiều công ty không thể sử dụng EOQ bắt nguồn từ cách họ áp dụng chứ không phải bản thân EOQ.
EOQ dành cho ai?
Trên thực tế, EOQ vẫn đóng một vai trò thiết yếu trong việc quản lý vận hành của những công ty phải xử lý khối lượng lớn hàng tồn kho, hay các nhà phân phối mua hàng để dự trữ. Hoặc trong trường hợp vật liệu đầu vào chỉ được cung cấp bởi một số ít các nhà cung cấp hay nhà cung cấp ở xa nhà máy sản xuất.
Ngoài ra, EOQ còn được áp dụng nếu sản phẩm được sản xuất theo quy trình đơn giản và liên tục với tỷ lệ nguyên liệu đầu vào ổn định. Ví dụ, một nhà sản xuất hóa học chỉ sử dụng một vài loại nguyên liệu chính để tạo ra thành phẩm vì quy mô sản xuất tối ưu đã được xác định trước và tốc độ sản xuất tương đối ổn định trong một khoảng thời gian dài. Do đó, nhiều nguyên vật liệu đầu vào có thể được đặt hàng với số lượng lớn và theo chu kỳ hàng quý hoặc hàng năm đủ lượng tải container hay xe tải.
Bên cạnh đó, EOQ còn phù hợp với những công ty có nhu cầu hàng tồn kho ổn định như các doanh nghiệp có quy trình sản xuất lặp đi lặp lại trong thời gian dài.
Trong khi đó, những nhà bán lẻ và công ty công nghệ cao có lẽ không phải là những ứng viên phù hợp cho chiếc ghế EOQ bởi hàng tồn kho của họ luôn biến động theo nhu cầu của khách hàng.
Một số sai lầm khi sử dụng EOQ
Thomas Tanel, chủ tịch và giám đốc điều hành của Tập đoàn CATTAN, đã cảnh báo rằng việc nhiều công ty không xác định chính xác chi phí đặt và xử lý một đơn đặt hàng (bao gồm thời gian và chi phí bổ sung để gửi một đơn đặt hàng, chi phí nhận hàng, xử lý hóa đơn của nhà cung cấp). Chi phí đặt và xử lý đơn đặt hàng thường chiếm một chi phí rất cao. Trong nhiều trường hợp, chi phí này còn được đẩy lên cao do chi phí phát sinh thêm trong quá trình xử lý hàng hóa hay do phí vận chuyển hàng hóa. Vì chi phí đặt và xử lý đơn đặt hàng thường rất cao, do đó, nếu không xác định chính xác sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lượng đặt hàng tối ưu.
Mặc khác, nhiều công ty có xu hướng bỏ qua những thay đổi của nhu cầu trong quá trình sản xuất. Trong khi đó, EOQ thường được xác định vào đầu năm làm việc và các công ty có xu hướng bám sát theo số lượng đó mà quan tâm đến việc điều chỉnh hay sửa đổi. Điều này có thể đưa doanh nghiệp rơi vào tình trạng hết hàng trong trường hợp nhu cầu tăng cao hay lượng tồn kho tăng, dư thừa khi nhu cầu giảm sút. Bởi vì đặc tính của EOQ là toàn bộ đơn đặt hàng cho một mặt hàng được nhận vào kho đều được thực hiện ở một thời điểm nhất định.
Một sai lầm khủng khiếp khác mà có rất ít doanh nghiệp nhận ra là EOQ san bằng tất cả các mặt hàng tồn kho, bất kể giá trị của chúng. Điều này thể dẫn đến tình trạng lãng phí không gian lưu kho, do phải trữ quá nhiều các sản phẩm không cần thiết.
Doanh nghiệp có thể làm gì để cải thiện EOQ?
EOQ là một phương pháp tuyệt vời, nhưng điều đó không đúng trong mọi trường hợp. Do đó, các công ty nên xem xét thời điểm và cách thức thực hiện EOQ để tính toán số lượng đặt hàng kinh tế phù hợp nhất.
Liên quan đến vấn đề này, Thomas Tanel đưa ra một số hướng dẫn áp dụng phương pháp EOQ trong quản lý hàng tồn kho:
- Không sử dụng EOQ trong trường hợp nhà cung cấp báo giá sản phẩm và các mức chiết khấu khác nhau dựa trên số lượng hàng hóa. Bởi vì công thức EOQ chỉ đúng khi sản phẩm có mức giá cố định.
- Nếu nhu cầu của doanh nghiệp có liên quan đến yếu tố thời vụ, EOQ không thể xác định lượng đặt hàng theo những yếu tố này vì EOQ giả sử nhu cầu không đổi. Do đó, đối với các mặt hàng có nhu cầu biến động theo mùa, chúng ta cần phải can thiệp điều chỉnh.
- Trong trường hợp, có tình trạng biến động giá đối với mặt hàng dự trữ, doanh nghiệp nên chủ động dự báo và đặt hàng trước để nắm được tình hình, sau đó quay lại điều chỉnh EOQ cho phù hợp. Bởi vì EOQ chỉ đặt hàng ở những mốc thời gian cố định.
Các phương pháp này sau khi được giới thiệu đã nhận được sự ủng hộ nhiệt tình của giới kinh doanh. Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển nhanh của công nghệ, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại hơn có sự ứng dụng của Trí tuệ nhân tạo AI hay IOT để đưa ra các quyết định chuẩn xác hơn.
Huyền Trân
