Giải mã bí ẩn của sức mạnh tích hợp
“E” trong “Enterprise”, “R” trong “Resources”, “P” trong “Planning”. ERP là “Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp”, với chức năng là một bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất (all-in-one) nhằm tự động hoá các quy trình này.
ERP thường được các doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ trong các khâu hoạch định nguồn cung ứng nguyên vật liệu dựa trên đơn hàng, kiểm soát lượng tồn kho, kiểm soát dòng tiền và thậm chí hỗ trợ công ty vạch ra kế hoạch công việc, nghiệp vụ kinh doanh.
Khác với hệ thống quản trị khách hàng CRM (Customer Relationship Management) giúp duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ với khách hàng, hay phần mềm SCM (Supply Chain Management) hỗ trợ đắc lực cho sự phối hợp liền mạch chuỗi cung ứng, ERP là một hệ thống tích hợp nhiều quy trình cốt lõi khác nhau, tạo nên một nền tảng ưu việt khi có thể thống nhất và hợp lý hóa các quy trình.
Sở hữu ERP – Khẳng định lợi thế
ERP Logistics là một hệ thống ERP đặc biệt, được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến ngành logistics và chuỗi cung ứng. Các phân hệ quan trọng trong ERP Logistics bao gồm: Quản lý kho, Quản lý đặt hàng; Quản lý mua hàng, Quản lý vận chuyển, Quản lý thông tin, Quản lý chuỗi cung ứng.
- Quản lý hàng tồn và kho bãi: Bằng các công cụ theo dõi thời gian thực, các mô-đun quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi toàn bộ các mặt hàng mà doanh nghiệp đang sản xuất, thu mua, dự trữ, hỗ trợ việc ra quyết định giá cả khi xuất hiện bất cứ thay đổi nào trong quá trình. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý kho WMS còn chức năng định vị giúp duy trì mức tồn kho hiệu quả qua việc truy xuất bằng seri, mã vạch của từng mặt hàng trong kho.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Các mô-đun quản lý chuỗi cung ứng giúp lập kế hoạch, kiểm soát và thực hiện các quy trình cần thiết để hỗ trợ sản xuất và phân phối thành phẩm. Việc lưu trữ một số sản phẩm nhất định tại kho sẽ tiết kiệm hơn việc gửi chúng trước cho nhà phân phối.
- Vận chuyển: Các mô-đun vận tải giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hoá quá trình di chuyển vật lý của hàng hoá từ nhà sản xuất đến địa điểm cuối cùng. Bên cạnh đó, ERP giúp quản lý đội xe cơ bản, cung cấp hệ thống bảo trì phòng ngừa để đảm bảo hoạt động và an toàn của phương tiện.
- Báo cáo tài chính: ERP giúp theo dõi doanh thu và chi phí để cân bằng các khoản phải trả (Accounts Payable) với các khoản phải thu (Accounts Receivable) giúp thực hiện các quy trình hậu cần chính xác hơn. Hệ thống này cũng có khả năng hỗ trợ ước tính chi phí, doanh thu trong tương lai cho các kế hoạch tài chính, từ đó mang lại nhiều lợi ích vàng cho doanh nghiệp.
- Nhờ đó, ERP Logistics được ví như là một GPS cải tiến cho những lược đồ kinh doanh, và các phân hệ của nó chính là những tuyến đường hiệu quả được truy tìm đến.
“Vỡ mộng ERP”: Liệu rào cản đằng sau có phương án nào tháo gỡ
Mặc dù hệ thống ERP mang lại hiệu quả rõ rệt trong nhiều hoạt động của chuỗi cung ứng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để tham gia cuộc chơi này. Theo Báo cáo chỉ số Thương mại điện tử Việt Nam 2023, tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ERP vào quy trình hoạt động của mình chỉ ở mức 22%, thấp hơn so với các phần mềm quản lý khác như CRM (33%) và SCM (31%). Đó là do những trở ngại chủ quan và khách quan vẫn còn hiện hữu:
- Rào cản chi phí: Tuy có thể mang lại giá trị lớn và tiết kiệm chi phí trong dài hạn, nhưng chi phí đầu tư ban đầu cao lại khiến việc đầu tư vào ERP trở mối quan ngại đối với nhiều doanh nghiệp. Cụ thể, ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm thì chi phí cho bản quyền hệ thống cũng khiến ERP trở nên đắt đỏ. Trong khi đó, chi phí cho việc sử dụng SCM và CRM lại thấp hơn nên đây thường là lựa chọn ưu tiên, đặc biệt với các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu phát triển.
- Tầm nhìn thiếu nhất quán của lãnh đạo: Khi triển khai hệ thống, nhiều lãnh đạo không đánh giá được đúng vị trí của mình trong dự án mà thường giao lại cho các bộ phận chuyên môn hóa trong việc vận hành ERP như kế toán, IT… dẫn đến khó giải quyết nhiều mâu thuẫn phát sinh khi thực thi do không có chỉ đạo giải quyết nhất quán từ cấp trên.
- Đòi hỏi về chất lượng nguồn nhân lực: Sự nhất quán trong chất lượng của toàn bộ nhân sự cũng trở thành một rào cản lớn, bởi không phải nhân sự nào cũng có thể sử dụng ERP. Do đó, để vận hành ERP một cách trơn tru nhất, nhân viên cần được đào tạo về hệ thống, từ đó có thể thấu hiểu và sẵn sàng vận hành một dự án mới trong công ty.
- Thời gian triển khai lớn: Thông thường, các doanh nghiệp cần trung bình từ 6 tháng đến 1 năm để triển khai ERP và có thể sẽ lâu hơn với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh, do đó có thể gây khó khăn gây tốn kém về thời gian, nguồn lực và tiền bạc và có thể cản trở hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lí do là vì quá trình triển khai một hệ thống ERP yêu cầu nhiều công việc, từ việc thiết lập hệ thống, tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhập dữ liệu, đào tạo nhân viên và kiểm tra hệ thống.
- Tài liệu được xây dựng thiếu bài bản: Việc chủ quan trong xây dựng tài liệu URD (Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng) của doanh nghiệp khiến họ không thể tận dụng được hết ưu điểm của ERP và thậm chí có thể phát sinh nhiều vấn đề không mong muốn.
Để đối phó với những thách thức được đề cập ở trên và sử dụng ERP một cách hiệu quả, các doanh nghiệp logistics Việt Nam có thể thực hiện một số giải pháp sau đây:
- Quản lý chi phí: Doanh nghiệp cần phân tích lợi ích và nguồn lực của tổ chức để đảm bảo tính khả thi khi triển khai hệ thống. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể xem xét các giải pháp ERP mã nguồn mở (những phần mềm có thể tải xuống, sử dụng và sửa đổi mà không phải trả trước bất kỳ chi phí nào) để có thể giảm chi phí giấy phép phần mềm so với sử dụng hệ thống ERP độc quyền.
- Đảm bảo vận hành hiệu quả: Doanh nghiệp cần lập kế hoạch triển khai cẩn thận, lộ trình và xác định các mốc rõ ràng. Từ đó, tổ chức có khả năng phân bổ đủ nguồn lực, từ nhân sự quản lý cho đến nhân sự tác nghiệp và tìm đến các chuyên gia tư vấn phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần kết hợp thường xuyên đánh giá tiến độ dự án và đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.
- Không e ngại trước sự thay đổi lớn: Các doanh nghiệp cần quản trị tốt quá trình thay đổi và đảm bảo có được sự đồng thuận của nhân sự trong nội bộ bằng việc nhấn mạnh lợi ích của hệ thống trong việc đơn giản hoá nhiệm vụ của họ và quá trình hoạt động chung của doanh nghiệp.
- Chuyển đổi theo giai đoạn: Doanh nghiệp nên xem xét cách triển khai theo giai đoạn, tập trung vào các mô-đun cốt lõi trước và mở rộng dần sang các lĩnh vực khác. Điều này cho phép tổ chức từng bước học hỏi, từng bước điều chỉnh trong quá trình vận hành trước khi sang giai đoạn tiếp theo.
Hoạt hóa thành công ERP: “Bệ phóng” cho những thành tựu mới
Năm 2021, Công ty CP Thành Thành Công – Biên Hòa (TTC Sugar, HOSE: SBT) đã triển khai thành công hệ thống Oracle Cloud ERP cho 22 đơn vị tại 4 nước. Hệ thống này đã hợp nhất các hệ thống ERP riêng lẻ, tạo nên nền tảng thông tin đồng bộ và chuẩn hóa quy trình cho toàn bộ hoạt động từ hội sở đến các đơn vị thành viên. Ứng dụng lõi Oracle Cloud ERP được tích hợp với các ứng dụng quản lý hiện hữu như FRM, CRM, eOffice để tạo ra một hệ thống dữ liệu đồng bộ và bảo mật toàn diện. Đại diện công ty cho biết đây là giải pháp toàn diện để tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, giúp SBT có bức tranh minh bạch về hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh và quản trị rủi ro. Sau một năm triển khai, SBT đã đạt lợi nhuận trước thuế vượt mức một nghìn tỷ đồng, và được vinh danh tại giải thưởng Top Doanh nghiệp 4.0 Việt Nam 2022.
Phương Linh, Kiều Linh
