SI – Shipping Instruction là giấy tờ do người gửi hàng chuẩn bị và gửi cho công ty giao nhận/hãng tàu vận chuyển hàng hóa, bao gồm những thông tin liên quan đến người gửi, người nhận, container, mô tả hàng hóa, phương thức thanh toán,…
SI là loại giấy tờ rất quan trọng vì hãng tàu và Forwarder sẽ dựa vào các thông tin trên SI để khai báo và phát hành vận đơn tương ứng. Việc sử dụng SI sẽ giúp giảm thiểu các sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình trao đổi giữa các bên liên quan.
1. Thời hạn nộp SI
Trên booking, các hãng tàu sẽ chỉ rõ thời hạn nộp SI để kịp phát hành vận đơn.
Ảnh dưới đây thể hiện thời gian cut-off của SI, với một số hãng tàu, nếu bạn nộp SI muộn so với thời gian cut-off trên booking, bạn sẽ phải chịu một mức phí phạt tương đối lớn.
Nếu người gửi hàng thực hiện các quy trình qua forwarder, bên forwarder sẽ nhận booking và sẽ đưa ra thời hạn cut-off riêng dành cho người gửi hàng (thường sớm hơn 4 hoặc 5 tiếng so với thời hạn cut-off của hãng tàu).
2. Cách thức nộp SI
Đối với Forwarder: Thông thường người gửi hàng sẽ gửi SI qua email trực tiếp cho nhân viên công ty Forwarder phụ trách lô hàng của họ.
Đối với hãng tàu: Có 02 cách chính để nộp SI
(1) Qua email trực tiếp cho bộ phận phụ trách
(2) Trên trang web: Một số hãng tàu yêu cầu bên gửi hàng nộp SI lên website của hãng như APL,… Người gửi hàng sẽ được phép sửa SI nếu như có bất cứ thay đổi nào, sau thời gian cut-off, theo quy định của một vài hãng tàu như APL hay OOCL, nếu muốn sửa SI thì sẽ mất một khoản phí nhất định. Một số hãng tàu thậm chí chỉ cho phép người gửi hàng sửa SI một lần duy nhất. Do đó, bên shipper/forwarder phải rất cẩn thận khi khai báo thông tin SI cho hãng tàu.
3. Nội dung trên SI
Không có mẫu SI tiêu chuẩn cho tất cả các hãng tàu, forwarder hay người gửi hàng, vì vậy, mỗi bên sẽ áp dụng một mẫu riêng biệt nhưng vẫn phải đảm bảo có đầy đủ những nội dung cần thiết.
| STT | Thông tin | Giải thích thông tin |
| 1 | Số booking | Theo booking hãng tàu gửi cho forwarder/shipper |
| 2 | Các bên liên quan: Bên gửi hàng (Shipper), Bên nhận hàng (Consignee), Bên nhận thông báo (Notify Party) | Thông tin đầy đủ về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email. – SI của shipper gửi cho forwarder: đầy đủ thông tin về shipper và consignee thực tế – SI của forwarder gửi cho hãng tàu: phần shipper ghi thông tin đầy đủ của forwarder, consignee ghi đầy đủ thông tin đại lý của forwarder đầu đến. |
| 3 | Thông tin về tàu (Vessel/Voyage) | Ghi rõ thông tin cụ thể về tên tàu, tên chuyến (voyage) |
| 4 | Địa chỉ nơi nhận (Place of Receipt) | Đưa ra đầy đủ các thông tin, địa điểm chi tiết |
| 5 | Cảng chất hàng (Port of Loading) | |
| 6 | Cảng dỡ hàng (Port of Discharge) | |
| 7 | Địa điểm đến (Final Destination) | |
| 8 | Phương thức vận chuyển (Trade mode) | CY-CY/ CY-Door / Door – CY/ Door – Door |
| 9 | Thông tin về container (Container No. & Seal No.) | Số container + Sô seal Số container thường ở dạng: 4 chữ cái + 7 chữ số |
| 10 | Ký hiệu hàng hóa (Shipping Mark) | Thông thường đối với hàng LCL sẽ phải có shipping mark, hàng FCL ít áp dụng |
| 11 | Mô tả hàng hóa (Cargo Description) | Người gửi hàng phải cung cấp thông tin rõ ràng và chính xác về tên hàng cùng những thông tin quan trọng về hàng hóa. |
| 12 | Mã HS | Trong nhiều trường hợp, nếu người gửi hàng không cung cấp chính xác mã HS, SI sẽ không được hãng tàu chấp thuận |
| 13 | Số lượng và loại bao bì (Quantity & Package type) | Ghi rõ số lượng hàng và đơn vị bao bì như Carton, Paper bag (túi giấy), Pallet, package. Chú ý: Theo thông báo của hãng tàu OOCL, Hàng đi Mỹ không chấp nhận đơn vị: – Pallet (mâm), Skid (con lăn), Bundle (gói, bọc) Hàng đi UAE không chấp nhận loại đơn vị: Skid, Bundle |
| 14 | Trọng lượng cả bì (Gross Weight) và Thể tích (Volume) | Ghi rõ trọng lượng G.W + thể tích của hàng hóa |
| 15 | Loại vận đơn (B/L Type) | Người gửi hàng ghi rõ loại vận đơn mà họ yêu cầu: Vận đơn gốc (original), Điện giao hàng (Telex release) hay Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill) |
| 16 | Phương thức thanh toán (Payment Terms) | Chỉ rõ cước trả trước (prepaid) hay trả sau (collect) |
| 17 | Số hợp đồng (Service Agreement) | Một số trường hợp khi FWD hoặc người gửi hàng có ký hợp đồng với hãng tàu -> ghi rõ số hợp đồng vào SI |
| 18 | Thông tin khác | SCAC code (mã áp dụng cho hàng đi Mỹ/Canada), số HBL… |
Dưới đây là mẫu SI tiêu chuẩn trên trang web CMA CGM:
Biên tập: Dandelion
