Nhập kho (Receiving)
Mở đầu quy trình vận hành kho là nhập kho. Bước này bao gồm các công việc nhận hàng hóa, kiểm tra các thông số kỹ thuật và tình trạng sản phẩm, cần lưu ý nhận đúng thời gian như đã thỏa thuận với nhà cung cấp, tránh xem nhẹ vì đối với một số mặt hàng cần bảo quản đặc biệt, nhận hàng sớm hay muộn một chút cũng sẽ ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Đây là bước chuyển giao trách nhiệm từ bên giao hàng đến bên quản lý kho nên đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác, cần lọc ra được những sản phẩm hỏng hóc, kém chất lượng, hạn chế hao tổn chi phí sau này.
Để tối ưu hóa khâu nhập kho, người quản lý cần thống nhất thông tin đóng gói với nhà cung cấp về nhãn dán, loại hàng hóa (xếp sẵn hay hàng rời), số lượng kiện trên mỗi pallet, v.v. Đồng thời, yêu cầu bên vận chuyển phải có phiếu xuất đầy đủ thông tin của nhà cung cấp thì mới nhận hàng. Để tránh mất thời gian xếp dỡ tại mỗi điểm giao, bên vận chuyển cũng nên sắp xếp hàng hóa theo hành trình di chuyển trước và quản lý kho cũng nên quản lý giờ công làm việc qua phần mềm để bố trí nhân lực hợp lý.
Khi nhận hàng, người nhận phải kiểm tra niêm phong, thông tin hàng hóa và tham chiếu đặt chỗ sau đó mới xếp dỡ. Khi xếp dỡ nên sử dụng các công cụ hỗ trợ vật lý như xe pallet điện, xe nâng, băng tải, máy đo kích thước, hạn chế sử dụng sức người để đảm bảo an toàn và năng suất làm việc của nhân viên nhà kho. Một quy trình nhỏ ở đây là kiểm đếm số lượng – khâu tốn nhiều thời gian và công sức nhất trong giai đoạn nhập kho. Để giải quyết vấn đề này, các giải pháp công nghệ được khuyến khích sử dụng như máy quét mã vạch, thiết bị nhận dạng sản phẩm bằng sóng vô tuyến RFID, hệ thống quản lý kho WMS, v.v. Sự góp mặt của công nghệ là biện pháp dài hạn và là khoản đầu tư xứng đáng để cải thiện năng suất nhà kho và tăng đáng kể lợi nhuận.
Cất hàng (Put-away)
Khâu thứ hai là cất hàng, hay là quá trình chuyển hàng từ điểm nhận đến vị trí lưu kho tối ưu nhất. Tuy nhiên, một trong ba khâu kém hiệu quả nhất trong chuỗi cung ứng kho vận là ở khâu này (hiệu suất chỉ 45%). Việc hàng hóa được để đúng chỗ mang lại năng suất cao đáng kể, giúp tận dụng tối đa không gian nhà kho, giảm thiểu thời gian đi lại và truy xuất hàng hóa nhanh chóng.
Để cải thiện hiệu suất khâu, chuyên gia khuyến khích sử dụng hệ thống định vị không gian để thu thập data và phân tích kích thước hàng hóa, chỉ định chỗ trống thích hợp và chỉ dẫn nhân viên lưu trữ hàng hóa tới đúng vị trí. Hoặc cũng có thể dùng RFID để theo dõi dung lượng lưu trữ và tình trạng còn trống trong kho, sắp xếp có chiến lược để giúp quãng đường di chuyển ngắn nhất. Kho hàng hiệu quả thường phân thành 2 khu, khu cố định để các loại hàng hóa thiết yếu, sử dụng nhiều. Còn những hàng hóa mang tính mùa vụ sẽ được lưu trữ ở phân khu linh hoạt, khu này sẽ có những loại hàng hóa khác nhau tại các thời điểm khác nhau trong năm.
Lưu trữ (Storage)
Lưu trữ là quá trình thứ ba trong chuỗi, hàng hóa lúc này được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp đã được định sẵn. Để tối ưu hóa quá trình, quản lý có thể dùng phần mềm để tính toán dung lượng lưu trữ tối đa rồi chia cho diện tích kho tổng để xác định khu vực lưu trữ tiềm năng (22-27% được cho là lý tưởng, đủ chỗ cho nhân viên di chuyển hiệu quả và tiết kiệm không gian). Ngoài ra, theo dõi KPI thường xuyên với các chỉ số như chi phí, năng suất lưu kho, vòng quay hàng tồn, tỉ lệ hàng tồn/doanh thu, v.v. có thể tính được mức độ hiệu quả của quy trình, sau đó lựa chọn không gian di chuyển phù hợp:
- Lối đi rộng (10.5f)
- Lối đi hẹp (8.5-10.5f, lưu trữ nhiều hơn bình thường 20% hàng hóa)
- Lối đi rất hẹp (dưới 6f, lưu trữ nhiều hơn bình thường 40-50% hàng hóa, nhưng cần thiết bị bổ sung như phương tiện nâng đặc biệt, xe tự hành AGV)
Quản lý kho cũng cần lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc điểm hàng hóa và kinh phí đầu tư cho trang thiết bị nhà kho, ví dụ như xếp chồng tầng/khối, xếp trên kệ pallet trôi, kệ đẩy lùi hay bố trí tầng lửng. Nhà kho cần sẵn sàng các loại kích cỡ container để có thể sắp xếp gọn các mặt hàng vào bên trong, tạo không gian thoáng đãng, ngăn nắp, khoa học, thể hiện tính chuyên nghiệp, hiệu quả của quản lý kho.
Nhặt hàng (Picking)
Bước tiếp theo là nhặt hàng, bước thu thập các sản phẩm trong kho theo đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Đây cũng là công đoạn tốn kém nhất trong vận hành kho, chiếm tới 55% tổng chi phí nên tối ưu hóa quy trình này lợi nhuận sẽ tăng đáng kể.
Trước hết các nhà quản lý cần tận dụng phân tích ABC với hàng A (RED) là mặt hàng có lượng tồn kho lớn, được xếp lên trước, hàng tồn kho có khối lượng thấp C (GREEN) sẽ được chuyển ra sau. Cách phân loại này tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển của nhân viên nhà kho. Một phương pháp nhặt hàng phù hợp cũng giúp cải thiện hiệu suất làm việc, có 4 hình thức nhặt hàng chính có thể kể đến: nhặt theo đơn (picker-to-order), nhặt theo cụm (cluster picking), nhân viên chuyên dụng nhặt theo vùng hàng phụ trách (zone picking) hoặc nhặt hàng số lượng lớn theo đợt (wave picking). Các hình thức này có thể sử dụng kết hợp để phù hợp với các loại mặt hàng khác nhau.
Đóng gói (Packing)
Áp chót là khâu đóng gói – quá trình tổng hợp các mặt hàng đã chọn, xếp theo đơn và chuẩn bị vận chuyển. Mục tiêu là để giảm thiệt hại tối đa kể từ khi các mặt hàng rời khỏi kho, bao bì bảo vệ cũng phải đủ nhẹ để không làm tăng trọng lượng và tiết kiệm chi phí.
Trước khi hàng được đóng gói, bao bì cần được thiết kế đơn giản để có thể bảo quản số lượng lớn, vì chỉ cần bao bì rườm rà một chút thì diện tích cho cả lô hàng sẽ tăng cao, chi phí lưu trữ lớn hơn rất nhiều. Hiện nay, ta thấy có 2 loại bao bì chính: Thứ nhất, bao bì bên ngoài có mã vạch và thông tin tổng quát, được làm bằng bìa, giấy, nhôm, nhựa. Đặc biệt là thùng carton do đặc tính nhẹ, gọn, dễ tái chế, có thể sử dụng máy lắp thùng carton, robot đóng gói để cải thiện năng suất. Thứ hai là bao bì bên trong, thường thiết kế để thu hút người tiêu dùng và có tất cả thông tin theo yêu cầu của pháp luật. Đặc biệt, đóng gói và dán nhãn nên được thực hiện song song, máy in di động nên có sẵn để chèn hóa đơn, tài liệu liên quan (vận đơn, bảo hiểm, xuất xứ, HDSD, nhãn lô, v.v.)
Trong quá trình lưu kho, bao bì phải đảm bảo bảo vệ được sản phẩm khỏi tác hại của môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, bụi bẩn, tĩnh điện (quan trọng đối với các mặt hàng điện tử). Khi đã có tất cả các dữ liệu sản phẩm, sử dụng phần mềm hướng dẫn đóng gói (tự động xác định loại hàng và vật liệu đóng gói tương ứng) để giữ cho mặt hàng được an toàn và giảm chi phí tối đa.
Xuất kho (Shipping)
Xuất kho là công đoạn vận hành kho cuối cùng, có chức năng vận chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng. Việc vận chuyển được coi là thành công khi đơn hàng được sắp xếp và gửi đến đúng người, đúng phương thức, an toàn và đúng giờ. Hiệu quả của quy trình phụ thuộc phần lớn vào sự phối hợp nhịp nhàng của các khâu trước đó.
Để tối đa hóa khâu này quản lý kho cần tận dụng hệ thống kho hàng để được hướng dẫn xếp hàng khoa học và an toàn, phân bố lao động hợp lý và dùng thiết bị định vị di động để cập nhật kịp thời tiến độ vận chuyển. Ngoài ra, tạo cổng thông tin trực tuyến cũng là một phương pháp rất hiệu quả giúp khách hàng và nhà cung cấp có thể trực tiếp trao đổi thông tin, tránh nhiều khâu trung gian rườm rà. Đặt biệt khi vận chuyển nên thêm bao bì bảo vệ như pallet xốp, túi khí, bọc bong bóng, giấy vụn, polystyrene.
Trang Hoàng
